Порядок ознакомления с материалами судебных дел
извлечение из Инструкции по делопроизводству в Арбитражном суде Вологодской области (утверждена приказом председателя суда от 08.04.2016 №01-03/09 с изм. от 10.08.2017.№01-03/29)
12. Ознакомление с материалами судебных дел
12.1. Право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии имеют лица, участвующие в деле (статья 40 и 41 АПК РФ), лица, производящие дознание, следователь (статьи 38, 40 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации).
Представители средств массовой информации имеют право знакомиться с материалами дела в соответствии с пунктом 2.2.6 Положения о порядке взаимодействия Арбитражного суда Вологодской области со средствами массовой информации, утвержденного приказом председателя суда от 18.05.2009 № 01-03/17.
Лица, участвующие в деле, могут знакомиться с материалами дела с момента принятия искового заявления (заявления) к производству и не позднее, чем за один день до даты рассмотрения дела.
Ознакомление с материалами судебных дел осуществляется по предварительной записи на основании письменного заявления лица, обратившегося в арбитражный суд.
Предварительная запись на ознакомление с материалами судебных дел производится в рабочие дни, кроме пятницы и предпраздничных дней, с 9.30 до 17.30, по пятницам и предпраздничным дням – с 9.30 до 16.00. Иное время предварительной записи на ознакомление может быть установлено председателем арбитражного суда.
Заявление (ходатайство) на ознакомление с материалами судебного дела может быть представлено в канцелярию суда, направлено по почтовому адресу суда, путем подачи заявления посредством заполнения электронных форм через систему подачи документов «Мой арбитр», либо посредством заполнения заявки на ознакомление с делом на сайте Арбитражного суда Вологодской области в сети Интернет в разделе «Заявка на ознакомление с материалами дела» по адресу: htt://vologda.arbitr.ru. с последующим представлением подлинного письменного заявления в день ознакомления.
Заявление должно содержать следующие данные:
- наименование арбитражного суда, в который подается заявление;
- фамилию и инициалы судьи, в производстве которого находится дело;
- номер дела;
- дату и время судебного заседания;
- наименование юридического лица, подающего ходатайство, место его нахождения и процессуальное положение в деле, а если ходатайство подается гражданином - его фамилия, имя, отчество, место жительства и процессуальное положение в деле;
- контактную информацию лица, участвующего в деле или его представителя для оперативной связи (номера телефона, факса, адреса электронной почты);
- текст ходатайства о предоставлении возможности ознакомиться с материалами дела, а при необходимости - о необходимости снять копии материалов дела.
По делам о несостоятельности (банкротстве) помимо вышеперечисленных сведений, необходимо также указать, с какими конкретно материалами дела о банкротстве заявитель желает ознакомиться (основное дело о банкротстве или конкретный обособленный спор, рассматриваемый в рамках дела о банкротстве).
К заявлению, подписанному лицом, обратившимся в суд, должны быть приложены доверенность (иной документ, подтверждающий полномочия заявителя) и документ, удостоверяющий личность.
Арбитражный управляющий для ознакомления с материалами дела предъявляет надлежащим образом заверенную копию судебного акта о назначении его арбитражным управляющим и документ, удостоверяющий личность.
12.2. Информация о порядке ознакомления с материалами судебных дел (место ознакомления, условия ознакомления, необходимые документы, форма заявления, контактный телефон, почтовый адрес и адрес электронной почты суда) размещается на официальном сайте суда в сети Интернет, а также на информационном стенде или в информационном киоске в приемной суда.
12.3. Сотрудник экспедиции отдела делопроизводства в день поступления заявления (ходатайства) об ознакомлении с материалами судебного дела регистрирует данное заявление в АИС «Судопроизводство» по номеру дела как заявление (ходатайство) об ознакомлении с материалами дела, после чего заявление (ходатайство) передается по реестру помощнику судьи, в производстве которого находится судебное дело. Если дело находится в архиве суда, то заявление (ходатайство) передается сотруднику архива отдела делопроизводства, ответственному за ознакомление.
Секретарь судебного заседания осуществляет подготовку дела для ознакомления в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты поступления заявления (ходатайства) и передает дело сотруднику архива отдела делопроизводства, ответственному за ознакомление оформленное в соответствии с Инструкцией (листы должны быть прошиты, пронумерованы, составлена опись документов дела).
Передача судебных дел сотруднику архива отдела делопроизводства, ответственному за ознакомление и обратно оформляется в соответствующем журнале регистрации передачи дел.
Время для ознакомления с материалами дела назначает сотрудник архива отдела делопроизводства, ответственный за ознакомление после передачи дела из судебного состава, исходя из наличия свободного времени и свободных мест в комнате ознакомления на указанную дату.
12.4. Ознакомление с материалами дела осуществляется в комнате для ознакомления Арбитражного суда Вологодской области по адресу:
г. Вологда, ул. Герцена, д. 1 «а», каб. № 104 по предварительной записи:
- с понедельника по четверг: с 09 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин.;
- перерыв: с 12 час. 00 мин. до 13 час. 30 мин.
Комната для ознакомления оснащается телефонной связью, средствами видеоконтроля и кнопкой вызова судебного пристава.
Ознакомление с материалами судебных дел производится в присутствии сотрудника архива отдела делопроизводства, ответственного за ознакомление с целью исключения случаев изъятия и уничтожения документов судебного дела, внесения в них исправлений и дописок.
Лицо, ответственное за ознакомление, ведет учет заявлений и лиц, обратившихся в суд для ознакомления с материалами судебного дела, а также отражает факт ознакомления в Журнале учета ознакомления с материалами судебных дел.
12.5. Лицо, ответственное за ознакомление, сообщает о дате и времени ознакомления с материалами дела лицу, обратившемуся в суд, в устной форме по указанному в заявлении телефону либо в письменной форме по адресу его электронной почты (при наличии), либо информация о дате и времени ознакомления может быть отражена на сайте суда в сети Интернет.
Дата и время ознакомления с материалами судебного дела, в том числе указанная на официальном сайте суда, могут быть изменены, о чем заявитель, обратившийся с заявлением, заблаговременно уведомляется лицом, ответственным за ознакомление.
В исключительных случаях (например, приезд иногороднего представителя) ознакомление с материалами судебного дела при наличии такой возможности может быть проведено в день обращения.
При невозможности уведомить заявителя о дате и времени ознакомления с материалами судебного дела (не доступен номер телефона, указанный в заявлении, отсутствуют сведения об электронном адресе и т.д.) и в случае неявки этого лица для ознакомления в назначенное время его заявление с соответствующей записью о неявке лица для ознакомления приобщается к материалам судебного дела лицом, ответственным за ознакомление.
С учетом сроков, предоставленных АПК РФ стороне для подачи возражений на протокол судебного заседания, лицо, обратившееся с требованием об ознакомлении с протоколом и/или аудиопротоколом судебного заседания с целью подачи возражений, должно быть ознакомлено с протоколом и/или аудиопротоколом судебного заседания в день обращения, но после изготовления и подписания судьей и секретарем судебного заседания в срок, установленный частью 5 статьи 155 АПК РФ. Замечания на протокол, подготовленные таким лицом по результатам ознакомления, должны быть приняты судом в течение всего рабочего дня суда вне зависимости от установленного режима работы суда.
12.6. Лицо, ответственное за ознакомление, до выдачи судебного дела заявителю для ознакомления проверяет документы, удостоверяющие его личность и подтверждающие полномочия представителя. В случае отсутствия требуемых документов ознакомление с материалами судебного дела откладывается до момента их предъявления.
После проверки документов лицо, ответственное за ознакомление, передает судебное дело для ознакомления лицу, обратившемуся в суд.
Лица, допущенные к ознакомлению с материалами судебного дела, вправе делать выписки из них, использовать собственные технические средства для изготовления копий документов судебного дела.
Поскольку изготовление копий в данном случае производится не работниками суда, они не несут ответственность за идентичность полученных копий материалам дела и удостоверять их не могут.
12.7. При ознакомлении с материалами многотомного судебного дела лицом, ответственным за ознакомление, может составляться письменный график ознакомления, в котором указываются даты и число томов для ознакомления на каждый день. График подписывается лицом, составившим его, и лицом, обратившимся с заявлением об ознакомлении. График ознакомления подшивается в материалы дела, а копия графика передается лицу, обратившемуся с заявлением об ознакомлении.
12.8. В ознакомлении с материалами судебного дела может быть сделан перерыв. На время перерыва судебное дело возвращается лицу, ответственному за ознакомление, под роспись, о чем делается отметка на оборотной стороне заявления (Журнала учета ознакомления с материалами судебных дел). После перерыва ознакомление с материалами судебного дела продолжается без подачи заявления.
12.9. Если лицо, обратившееся в суд, не успело ознакомиться с материалами судебного дела до конца рабочего дня, ознакомление с ними этим же лицом может быть возобновлено на следующий рабочий день (либо в другой день, при этом дата ознакомления должна быть согласована заранее) без подачи заявления.
12.10. По завершении ознакомления с судебным делом лицо, ответственное за ознакомление, проверяет судебное дело на его целостность в соответствии с описью документов дела, отсутствие в документах исправлений и дописок.
Лицо, ознакомившееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении на внутренней обложке последнего тома дела, указав наименование предоставляемой стороны, участвующей в деле, свои фамилию, имя и отчество, реквизиты документа, послужившего основанием для допуска к ознакомлению с делом, и дату ознакомления.
Отказ лица, знакомившегося с материалами дела, от расписки о своем ознакомлении фиксируется работником, ответственным за ознакомление, путем занесения об этом записи на внутренней обложке дела.
Секретарь судебного заседания обязан забирать дела, с которыми ознакомление уже завершено, в течение текущего рабочего дня.
12.11. Ознакомление с материалами судебных дел осуществляется сотрудником архива отдела делопроизводства, ответственным за ознакомление.
Ознакомление с протоколом судебного заседания лиц, участвующих в деле, производится секретарем судебного заседания или помощником судьи, составившим протокол судебного заседания.
При наличии технической возможности ознакомление лиц, участвующих в деле, с аудиозаписью судебного заседания производится секретарем судебного заседания или помощником судьи, в производстве которого находится дело, путем предоставления таким лицам возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи, имеющейся в информационной системе суда. Ознакомление с аудиозаписью закрытого судебного заседания производится в порядке, установленном для ознакомления с документальными материалами дела, разбирательство которого осуществляется в закрытом заседании.
По письменному ходатайству лица, участвующего в деле, секретарем судебного заседания (помощником судьи) может быть изготовлена копия аудиозаписи судебного заседания на оптическом диске или ином материальном носителе информации (техническая возможность записи на которые имеется в суде), предоставленном лицом, заявившим указанное ходатайство для изготовления такой копии. При этом суд должен обеспечить безопасность использования материальных носителей, предоставленных участником арбитражного процесса.
Ознакомление с материалами дела представителей правоохранительных органов производится по письменному запросу при предъявлении служебного удостоверения и при наличии разрешающей резолюции председателя суда или лица, исполняющего его обязанности.
12.12. В случае нахождения материалов судебного дела в архиве суда сотрудник архива не позднее следующего дня после получения от сотрудника экспедиции заявления на ознакомление назначает дату ознакомления, которую указывает на заявлении и в Журнале ознакомления с материалами дел.
Сотрудник архива изымает судебное дело из архива не позднее установленной даты и времени ознакомления с материалами судебного дела.
Дело, передаваемое для ознакомления, должно быть оформлено в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
По окончании ознакомления работник архива подшивает заявление об ознакомлении к материалам судебного дела, сделав соответствующую запись в описи судебного дела, после чего судебное дело возвращается в архив.
12.13. Ознакомление с делами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в присутствии сотрудника суда, наделенного полномочиями на работу с секретными материалами.
Перед началом ознакомления у лица, знакомящегося с делом, отбирается подписка установленной формы о неразглашении государственной тайны. При ознакомлении с такими делами участнику дела разрешено копирование документов, дела за исключением документов, содержащих государственную тайну.
