Справка по анализу порядка сканирования судебных документов в Арбитражном суде Вологодской области
Справка
по анализу порядка сканирования судебных документов в Арбитражном суде Вологодской области.
I.Общие положения.
Во исполнение пункта 3.2 плана работы Арбитражного суда Вологодской области на 1-е полугодие 2020 года проведен анализ работ по сканированию документов на текущий момент на предмет возможности перехода на режим сплошного сканирования (перевод в электронный вид всех поступающих в суд документов и судебных дел).
В целях создания электронного дела в Арбитражном суде Вологодской области с 2013 года ведется работа по сканированию судебных документов путем перевода с бумажного носителя в электронный формат, с последующим размещением в Картотеке арбитражных дел.
Всегда работы по сканированию, обработке и размещению на информационный ресурс поступающих в суд документов осуществлялись третьими лицами на конкурсной основе посредством заключения государственного контракта на оказание услуг по сканированию и обработке судебных дел.
В соответствии с условиями контракта и доведенными лимитами бюджетных ассигнований, в 2019 году работа по сканированию документов осуществлялась двумя операторами сканирования, объем выполняемой работы определен 9 200 листов в день. Переводу документов в электронную форму подлежали судебные дела упрощенного порядка и судебные дела апелляционного, кассационного производства.
Работы по сканированию документов в нашем суде осуществляются в соответствии с Регламентом по порядку сканирования документов, поступающих в Арбитражный суд Вологодской области и формированию судебных дел в электронном виде, утвержденного приказом председателя суда от 29.09.2015 № 01-03/31.
Настоящим Регламентом определены порядок и сроки передачи для сканирования документов и судебных дел общего искового порядка и упрощенного производства, порядок сканирования и обработки судебных документов, установлены критерии проверки качества сканирования документов и размещения их на информационный ресурс.
II.Текущая работа по сканированию.
По результатам проведенного анализа установлено, что за 2019 год Арбитражным судом Вологодской области отсканировано и размещено в Картотеке арбитражных дел всего 1 482 360 листов судебных документов, из них 1 037 652 листов составило по упрощенному порядку и 444 708 листов по делам общего искового порядка (апелляционного, кассационного производства).
Следовательно, по калькуляции средняя дневная норма отсканированных в суде документов на двух операторов сканирования составляет 5 615 листов судебных дел и документов, из которых 70% приходится на упрощенный порядок – 3 930 листов дела и 1 684 листов дела по апелляционному, кассационному производству.
Таким образом, каждый оператор сканирует и размещает в КАДе ежедневно порядка 2 807 листов.
Для сравнения за аналогичный период 2018 года средняя нагрузка на одного оператора сканирования документов упрощенного производства составляла 1 420 листов в день, а показатель количества отсканированных листов дел общего производства едва достигал 800 листов в день.
Вместе с тем, Методикой расчета нагрузки одного работника арбитражного суда по переводу документов в электронный вид (сканированию) для формирования электронных баз данных и данных для формирования электронных архивов федеральных арбитражных судом, утвержденной приказом Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.01.2019 № 5-ВС-393/19 (далее – Методика) установлена предельная нагрузка на одного работника и количество листов, подлежащих сканированию в течение одного рабочего дня, равная 1 050 листов дела.
В разделе 4 настоящей Методики приведет расчет затрат времени на перевод документов суда в электронный вид. В качестве базовых показателей норм нагрузки применяется среднее время перевода материалов одного типового документа (1 том дела, состоящий из 150 листов) в электронный вид и количество листов, обрабатываемых в день одним работником.
Используя приведенные выше базовые показатели, мы провели практический эксперимент по расчету предельной нагрузки и количества листов, подлежащих сканированию в течение одного рабочего дня, одним работником.
Эксперимент проводился в два этапа сканирования:
- типовое дело (в количестве 50 листов) упрощенного производства;
-типовое дело апелляционного и кассационного производства в одном томе, состоящее из 150 листов.
Расчет затрат времени на перевод документов суда в электронный вид (общий порядок)
|
№ п/п |
Наименование операции |
Время, (мин.) |
|
1. |
Подготовка документов к переводу в электронный вид |
|
|
1.1 |
Проверка количества документов |
1 |
|
1.2 |
Расшивка судебных дел и документов |
5 |
|
2. |
Перевод документов в электронный вид |
|
|
2.1 |
Сканирование в локальную папку, переименование полученных файлов согласно инструкции, распознание и формирование PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS и т.д., а также проверка качества результатов работы |
10 |
|
2.2 |
Формирование отчета количества отсканированных документов |
1 |
|
3. |
Размещение документов в системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства суда, на информационных ресурсах суда, используемых для официального опубликования судебных актов |
|
|
3.1 |
Выгрузка документов |
3 |
|
3.2 |
Проверка выгрузки документов |
1 |
|
4. |
Передача дел и документов после сканирования |
|
|
4.1 |
Оформление дела перед подшивкой, сшивка судебного дела и документов |
5 |
|
|
Всего на обработку 1 типового судебного дела (том в количестве 150 листов) |
26 |
Учитывая, что рабочий день, из расчета 7 часов, равен 420 минут, один оператор сканирования в Арбитражном суде Вологодской области может отсканировать, обработать и разместить на информационном ресурсе в сети Интернет 16 судебных дел, направляемых в апелляцию либо в кассацию, или 2 400 листов общего искового порядка.
Расчет затрат времени на перевод документов суда в электронный вид (упрощенный порядок)
|
№ п/п |
Наименование операции |
Время, (мин.) |
|
1. |
Подготовка документов к переводу в электронный вид |
|
|
1.1 |
Проверка количества документов |
0,4 |
|
1.2 |
Удаление скрепок и скоб (при необходимости) |
1 |
|
1.3 |
Нумерация страниц |
1 |
|
2. |
Перевод документов в электронный вид |
|
|
2.1 |
Сканирование в локальную папку, переименование полученных файлов согласно инструкции, распознание и формирование PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS и т.д., а также проверка качества результатов работы |
4 |
|
2.2 |
Формирование отчета количества отсканированных документов |
0,3 |
|
3. |
Размещение документов в системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства суда, на информационных ресурсах суда, используемых для официального опубликования судебных актов |
|
|
3.1 |
Выгрузка документов |
2 |
|
3.2 |
Проверка выгрузки документов |
0,3 |
|
4. |
Передача дел и документов после сканирования |
|
|
4.1 |
Печать наклейки на корочку дела |
1 |
|
|
Всего на обработку 1 типового документа, равного 50 листам |
10 |
Следовательно, один оператор сканирования в нашем суде в течение одного рабочего дня, из расчета 420 минут (7 часового рабочего дня) сканирует, обрабатывает и размещает в КАДе 2 100 листов или 42 полноценных судебных дела.
Таким образом, по методике расчета, проведенного вследствие практического эксперимента, ежедневная предельная нагрузка на одного оператора сканирования в нашем суде составляет от 2100 до 2400 листов.
При этом фактические объемы отсканированных и размещенных документов превышают предельно установленные, так как операторы осуществляют свою работу и за пределами рабочего время.
Однако согласно варианту расчета предельной нагрузки на одного работника, приведенного в Методике, количество листов, подлежащих сканированию в течение одного рабочего дня, составляет в среднем 1050 листов.
С учетом данного показателя, предельная нагрузка по сканированию документов в Арбитражном суде Вологодской области, превышает почти в два раза установленной.
Поэтому при объеме обрабатываемых документов, равных 5 615 листам в день, необходимая численность работников для выполнения сканирования составит 5 человек, исходя из расчета по следующей формуле:
5 615 (количество листов, подлежащих сканированию в день) /1050 (средняя величина количества листов, подлежащих сканированию в течение рабочего дня одним работником, установленная Методикой) = 5,3=5 (человек).
Поэтому на сегодняшний день существует острая нехватка единиц операторов сканирования, требуется добавить хотя бы одну единицу оператора.
На протяжении последних двух лет жалоб от участников процесса, замечаний от судей, работников аппарата на качество сканирования либо нарушение сроков размещения документов в электронном виде не поступало.
III. Задачи на будущее.
На сегодня, Арбитражным судом Вологодской области осуществляется перевод документов в электронный вид в упрощенном режиме, то есть сканируются только документы и судебные дела, рассматриваемые в порядке упрощенного производства, апелляционные и кассационные производства.
При применении нашим судом режима сплошного сканирования, согласно которому сканируются все документы и судебные дела, рассматриваемые в суде необходимо выделение дополнительного финансирования для привлечения третьих лиц на конкурсной основе, поскольку, по нашим расчетам, только для сканирования документов по делам о банкротстве требуется минимум 5 работников, к имеющимся двум операторам.
К данному показателю привел соответствующий расчет предельной нагрузки и количество листов, подлежащих сканированию в течение рабочего дня по формуле, приведенной в пункте 4.3 Методики, согласно которой:
общий объем листов документов, подлежащих сканированию, / среднюю величину количества листов, подлежащих сканированию в течение рабочего дня (равный 1050 листов), равно количество работников, необходимое для сканирования данного объема документов.
Как следует из статистических показателей работы за 2019 год, в Арбитражный суд Вологодской области поступило 2 059 заявлений о банкротстве должников и 4 987 заявлений (ходатайств, разногласий, жалоб) в рамках дела о банкротстве.
В целях получения среднего показателя объема листов по делам о банкротстве, подлежащих сканированию, берем за основу типовое основное дело о банкротстве в количестве 10 томов, состоящих из 150 листов каждый, и типовое дело по обособленному спору в количестве 2- томов, состоящих из 150 листов каждый.
С учетом изложенного, средний объем по делам о банкротстве составляет:
1 544 250 листов - по основным делам о банкротстве;
1 496 100 листов - по обособленным спорам в рамках дела о банкротстве.
Таким образом, по формуле, предложенной в Методике, количество работников только для сканирования банкротных дел должно равняется 10 человек:
(3 040 350 (общий объем листов по делам о банкротстве) / 1050 (средний объем в день)= 10,9=10 человек.
Исходя из фактических показателей предельной нагрузки, сложившейся на сегодняшний день в нашем суде, с указанным объемом документов по делам о банкротстве справятся 4 единицы операторов сканирования.
(3 040 350 (общий объем листов по делам о банкротстве) / 2400 (средний объем в день)= 4,7=4 человек.
Опубликовано: 25.05.2020 11:44 Обновлено: 26.05.2023 18:02